Questa informativa spiega che cosa fa RoadStar Cars Rent con le informazioni che la riguardano, perché lo fa e che cosa può esigere da noi. È scritta per essere letta, non per essere sopportata, e descrive quello che questo sito e questa attività fanno realmente — non quello che un modello standard direbbe che potrebbero fare.
Chi è responsabile
Il titolare del trattamento è l'attività che gestisce RoadStar Cars Rent, con sede in Calle de Carolina Álvarez 37, 46023 Valencia, Spagna. Può contattarci per qualsiasi questione relativa a questa informativa scrivendo a info@roadstar-rent.es, chiamando il +34 611 000 960, oppure scrivendo all'indirizzo sopra indicato.
Non abbiamo nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO). Non siamo obbligati a farlo: siamo una piccola attività di noleggio veicoli, il monitoraggio delle persone non è la nostra attività principale e non trattiamo categorie particolari di dati. Scrivendo all'indirizzo sopra indicato raggiunge direttamente chi decide.
Cosa conserviamo, e perché
Quando naviga sul sito
Per il solo fatto di navigare non conserviamo nulla che la identifichi, a meno che lei non lo autorizzi. Questo sito non installa cookie pubblicitari e non carica font, script, mappe o video dai server di terzi.
L'analisi statistica è l'unica eccezione, ed è una sua scelta. Se la accetta, Google Analytics ci indica quali pagine vengono utilizzate e quali vengono abbandonate. Se la rifiuta — o semplicemente ignora la domanda — lo script di Google non viene nemmeno inviato al suo browser, cosa che significa che nulla della sua visita raggiunge Google. Può cambiare idea in qualsiasi momento da «Impostazioni cookie», nel piè di pagina di ogni pagina, e disattivarla cancella ciò che aveva lasciato. La informativa sui cookie elenca ogni cookie e spiega esattamente come funziona questa scelta.
Il nostro server conserva i normali log di accesso, che includono il suo indirizzo IP, per un breve periodo. È così che un server viene mantenuto sicuro e funzionante; non viene usato per costruire un profilo su di lei.
Quando fa una domanda all'assistente
La domanda che digita viene conservata, insieme alla pagina da cui l'ha posta. Il suo indirizzo IP non viene conservato: viene usato per pochi secondi, in memoria, per impedire che una singola macchina sovraccarichi il sistema, e non viene mai scritto su disco. Leggiamo le domande per capire che cosa questo sito non riesce a spiegare bene.
Quando prenota un veicolo
Le chiediamo, e conserviamo:
- il suo nome e cognome, il suo indirizzo email e il suo numero di telefono;
- la data di nascita del conducente. Chiediamo la data e non l'età perché l'età che conta è quella del giorno in cui ritira il veicolo, e un numero scritto settimane prima non corrisponde a quella. Le prenotazioni effettuate prima del 21 agosto 2026 conservano invece l'età che ci è stata indicata allora, e viene cancellata secondo lo stesso calendario di tutto il resto descritto qui;
- il suo indirizzo di residenza — via, numero civico, interno, codice postale, città e paese;
- il tipo e il numero del documento d'identità che porterà con sé: D.N.I., N.I.E. o passaporto;
- il veicolo, le date, dove lo ritira e dove lo restituisce e, se ci ha chiesto di portarglielo, l'indirizzo di consegna;
- qualsiasi cosa abbia scelto di aggiungere nel campo delle note;
- la lingua in cui stava leggendo questo sito al momento della prenotazione, in modo che ciò che le inviamo in seguito sia nella stessa lingua;
- quanto costa il noleggio e quanto è stato pagato.
Se sceglie di inviarci le fotografie della sua patente di guida e del suo documento d'identità, conserviamo anche quelle. Inviarle è facoltativo e il modulo lo dice chiaramente; questa possibilità esiste perché ci consente di redigere il contratto prima del suo arrivo, invece di doverlo fare al momento della consegna. Sono conservate al di fuori della parte del server che pubblica i file, e possono essere aperte solo dalla nostra area di amministrazione, previo accesso. Non esiste alcun indirizzo web che le raggiunga.
Al momento della consegna registriamo anche lo stato civile indicato nel contratto di noleggio, la lettura del contachilometri e il limite chilometrico concordato.
La nostra base giuridica per ciascuno di questi dati
| Cosa | Perché | Base giuridica |
|---|---|---|
| Nome, dati di contatto, data di nascita del conducente, veicolo e date | Per riservare il veicolo, per contattarla riguardo alla consegna e per eseguire il contratto di noleggio | Esecuzione di un contratto, o misure precontrattuali adottate su sua richiesta — Art. 6(1)(b) |
| Indirizzo di residenza, tipo e numero del documento | Un contratto spagnolo di noleggio veicoli identifica il locatario. Senza questi dati non possiamo emetterlo. | Esecuzione di un contratto — Art. 6(1)(b); e obbligo legale nei casi in cui le autorità richiedono che il locatario di un veicolo sia identificabile — Art. 6(1)(c) |
| Fotografie della patente e del documento d'identità | Per preparare il contratto in anticipo, e per verificare che il conducente sia titolare di una patente valida | Il suo consenso — Art. 6(1)(a). Può rifiutarsi e noleggiare comunque; mostrerà gli originali al momento della consegna. Può revocare il consenso in qualsiasi momento e le cancelliamo. |
| Fatture e registrazione contabile di quanto pagato | La normativa fiscale e commerciale spagnola impone all'impresa di tenere la contabilità | Obbligo legale — Art. 6(1)(c) |
| Domande digitate nell'assistente | Per capire che cosa questo sito non riesce a spiegare bene | Il nostro legittimo interesse ad avere un sito che risponda alle persone — Art. 6(1)(f). Le domande non sono collegate alla sua identità. |
| Log del server | Sicurezza e mantenimento in funzione del servizio | Il nostro legittimo interesse ad avere un servizio che resti attivo e non venga attaccato — Art. 6(1)(f) |
| Google Analytics, se lo accetta | Per vedere quali pagine vengono utilizzate e quali abbandonate, in modo da poter migliorare il sito | Il suo consenso — Art. 6(1)(a). Rifiutare non le costa nulla: il sito funziona in modo identico. Può revocarlo in qualsiasi momento dal piè di pagina di ogni pagina. |
| Multe stradali, pedaggi e danni successivi a un noleggio | Per identificare il conducente presso l'autorità che lo richiede, e per recuperare quanto dovuto | Obbligo legale — Art. 6(1)(c); e il nostro legittimo interesse al recupero dei costi — Art. 6(1)(f) |
Quando la base giuridica è un contratto o un obbligo legale, fornirci l'informazione è condizione per noleggiare un veicolo: senza di essa non possiamo redigere l'accordo, e non sarà possibile completare la prenotazione. Quando la base è il consenso — solo per le fotografie dei documenti — rifiutare le costa soltanto qualche minuto in più al momento della consegna.
Decisioni automatizzate
Non ne prendiamo nessuna. Prezzi, sconti e disponibilità di un veicolo sono calcolati secondo regole che il titolare stabilisce e può spiegare; non viene costruito alcun profilo su di lei, e nessuna decisione che la riguarda viene presa da una macchina senza il coinvolgimento di una persona.
Chi altro vi accede
Le sue informazioni non vengono vendute, e non vengono condivise per scopi pubblicitari di nessuno.
- Il nostro fornitore di hosting gestisce il server su cui funziona questo sito, e può tecnicamente accedere ai dati ivi conservati.
- Cloudflare, Inc. si frappone davanti al sito web, termina la connessione sicura e filtra gli attacchi. Vede necessariamente l'indirizzo IP di ogni visitatore. Cloudflare agisce come responsabile del trattamento secondo le nostre istruzioni, e i trasferimenti verso gli Stati Uniti sono coperti dalle clausole contrattuali tipo della Commissione Europea e dalla certificazione di Cloudflare nell'ambito del Quadro UE-USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework).
- Il nostro commercialista e, quando richiesto, l'Agenzia tributaria spagnola ricevono i registri di fatturazione che la legge ci obbliga a conservare.
- La polizia, la Guardia Civil, la DGT o un tribunale, quando siamo legalmente obbligati a indicare chi era alla guida di uno dei nostri veicoli — dopo un'infrazione stradale, ad esempio.
- La nostra compagnia assicurativa, in caso di sinistro durante un noleggio.
- Google Ireland Limited, ma solo se ha accettato l'analisi statistica. In quel caso riceve le pagine che ha consultato e un identificatore casuale del suo browser. Abbiamo disattivato le funzioni pubblicitarie di Google e i suoi segnali cross-site, e gli indirizzi IP vengono troncati prima della memorizzazione. Google agisce come nostro responsabile del trattamento, e i trasferimenti verso gli Stati Uniti sono coperti dalle clausole contrattuali tipo della Commissione Europea e dalla certificazione di Google nell'ambito del Quadro UE-USA per la protezione dei dati.
- SumUp Limited, istituto di moneta elettronica autorizzato in Irlanda, ma solo se sceglie di pagare online con carta. Riceve il riferimento della sua prenotazione, l'importo e la valuta, e nient'altro — non il suo nome, il suo indirizzo, il suo numero di telefono né i suoi documenti. I dati della sua carta vanno direttamente dal suo browser a SumUp, sulla loro pagina: non arrivano mai a noi, e non potremmo conservarli nemmeno volendo. SumUp decide autonomamente come gestisce il pagamento, e la sua informativa sulla privacy descrive che cosa fa con i dati della sua carta.
Per quanto tempo li conserviamo
| Cosa | Per quanto tempo | Perché quel periodo |
|---|---|---|
| Fotografie della patente e del documento d'identità | 30 giorni dopo la restituzione del veicolo, poi cancellate automaticamente | Esistono per preparare il contratto. Terminato il noleggio non c'è motivo di conservare una copia del suo passaporto, quindi non lo facciamo. |
| La prenotazione e i dettagli del contratto | Sei anni dalla fine del noleggio, dopodiché le parti personali vengono cancellate e resta solo il registro anonimo del noleggio | La normativa commerciale spagnola impone di conservare i registri aziendali per sei anni, mentre quella fiscale ne consente quattro. Rispettiamo il periodo più lungo e poi ci fermiamo. |
| Fatture | Sei anni | Lo stesso obbligo |
| Domande poste all'assistente | Fino a quando il sito non risponde loro, e comunque non oltre due anni | Non sono collegate alla sua identità e sono utili solo finché esiste la lacuna che rivelano |
| Analisi statistica, se l'ha accettata | Fino a due anni nel suo browser; Google conserva le misurazioni per 14 mesi | Revocando il consenso i cookie vengono cancellati immediatamente |
| Log del web server | Ruotati regolarmente e conservati per settimane, non anni | Servono a individuare un attacco, il che è una questione che riguarda il presente |
| Una richiesta di protezione dei dati che ci rivolge | Tre anni dopo la nostra risposta | È la nostra prova di averle risposto |
La cancellazione non è una promessa che manteniamo manualmente: un'attività automatizzata pianificata rimuove le fotografie dei documenti e rende anonime le prenotazioni scadute, e viene eseguita indipendentemente dal fatto che qualcuno se ne ricordi.
Che cosa può esigere da noi
Ai sensi del GDPR lei ha il diritto di:
- sapere che cosa conserviamo su di lei, e ottenerne una copia (Art. 15);
- farlo correggere se è errato (Art. 16);
- farlo cancellare (Art. 17) — anche se, laddove la legge ci obbliga a conservare un registro del noleggio, glielo diremo, e cancelleremo ciò che non è coperto da tale obbligo;
- limitare ciò che ne facciamo mentre una controversia viene risolta (Art. 18);
- riceverlo in un formato portabile (Art. 20);
- opporsi al trattamento basato sui nostri legittimi interessi (Art. 21);
- revocare il consenso per le fotografie dei documenti in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità di quanto avvenuto prima della revoca (Art. 7(3)).
La via più rapida è il modulo di richiesta dati, che chiede il riferimento della sua prenotazione e l'indirizzo email indicato in quella prenotazione, in modo da verificare che sia lei. Può anche semplicemente scrivere a info@roadstar-rent.es. In entrambi i casi rispondiamo entro un mese, gratuitamente.
Se sbagliamo
Lo dica prima a noi — la maggior parte delle volte si tratta di un malinteso e preferiamo risolverlo. Se non è soddisfatto, ha il diritto di presentare reclamo all'autorità spagnola per la protezione dei dati, l'Agencia Española de Protección de Datos, con sede in C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, oppure all'indirizzo www.aepd.es. Se risiede in un altro paese dell'UE può invece presentare reclamo alla propria autorità nazionale.
Come vengono custoditi
L'intero sito viene servito tramite connessione cifrata, che è imposta e non semplicemente offerta come opzione. La nostra area di amministrazione è protetta da password e non è raggiungibile senza di essa. Le fotografie dei documenti d'identità sono conservate al di fuori della directory che il server web pubblica, così che nessun indirizzo le raggiunge; possono essere aperte solo dall'interno dell'amministrazione previo accesso, e non vengono mai mostrate in una pagina. Il sito non carica codice di terze parti, che è il modo più comune con cui un sito web espone i propri visitatori.
Nessun sistema è perfetto. Se una violazione dovesse mai mettere a rischio i suoi diritti, lo comunicheremo all'AEPD entro 72 ore e a lei senza ingiustificato ritardo, come richiesto dagli articoli 33 e 34.
Minori
Questo servizio non è destinato ai minori. Un conducente deve essere titolare di patente e soddisfare l'età minima richiesta per il veicolo, che in tutta la nostra flotta è di 21 anni o più, per cui non conserviamo consapevolmente informazioni su persone di età inferiore ai 18 anni.
Modifiche a questa informativa
Quando questa informativa cambia pubblichiamo una nuova versione con una nuova data, e quella precedente viene conservata. Se ha effettuato una prenotazione, la versione che le è stata mostrata al momento è quella a cui ha aderito, e siamo ancora in grado di produrla.
Versione 2026-09-07, in vigore dal 7 Settembre 2026. Le versioni precedenti si conservano, così a una prenotazione si può sempre mostrare il testo in vigore quando è stata fatta.